Dokumendiregister

Dokumendiregistris on avalikustatud:

  1. vallavalitsuse kirjavahetus (alates 2009 aastast)
  2. vallavalitsuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (alates 2009.aastast)
  3. sõlmitud lepingud

Dokumendiregistris registreeritakse vallavalitsuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid, kirjavahetus ning lepingud.

Vastavalt Avaliku teabe seadusele on dokumendiregister teatud ulatuses avalik ning tagab juurdepääsu piiranguteta dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumendid registreeritakse üldises korras ning need on nähtavad ka avalikus vaates. Piiratud on dokumendi sisu. Juurdepääsupiirangu alused on ära märgitud Vändra valla dokumentide loetelus

Avalikus vaates kuvatakse dokumendi kohta järgmised üldandmed:

  • dokumendi saatja/saaja
  • dokumendi vastuvõtmise/väljasaatmise kuupäev
  • mil viisil dokument saabus/saadeti (faks, post, e-post, käsipost jne)
  • dokumendi rekvisiidid:
    * dokumendi pealkiri või lühikokkuvõte
    * koostamise kuupäev
    * dokumendi viit
  • dokumendi liik
  • dokumendi juurdepääsupiirangud (kui juurdepääsupiiranguid kehtestatud ei ole, märgitakse et dokument on "avalik")
  • saabunud ning lahendamist ja vastamist vajavate dokumentide kohta märgitakse ka lahendamise tähtaeg, ametnik, kes vastutab dokumendile vastamise eest.

Teabenõude esitamisel kas suuliselt või kirjalikult peavad olema märgitud järgmised andmed:

  • teabenõudja ees- ja perekonnanimi
  • asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude puhul juriidilise isiku või asutuse nimetus
  • teabenõudja kontaktandmed (posti- või e-posti aadress, telefon), mille kaudu saab teabevaldaja teabenõudele vastata või teabenõudjaga ühendust võtta
  • taotletava teabe sisu, dokumendi liik võinimetus
  • taotletav teabenõude täitmise viis

Kui isik soovib teavet milles sisalduvad tema või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga andmed, esitatakse teabenõue teabevaldajale vahetult, enda isikut tõendades.

Palume tähele panna, et mitte iga pöördumine ei ole teabenõue. Teabenõudega küsitakse asutuses juba olemas olevat teavet (nt dokumenti või väljavõtet). Teabenõudele vastatakse 5 tööpäeva jooksul.

Kui küsite asutuse hinnangut või nõu, juhite tähelepanu puudustele või soovite mingi toimingu tegemist, siis see ei ole teabenõue. Sel juhul on vastamise tähtaeg pikem.

Teabenõuet ei registreerita kui:

  • see on anonüümne
  • on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse viivitamatult

Teabenõue loetakse täidetuks kui:

  • teave on teabenõudjale edastatud seaduses sätestatud viisil
  • teabenõue on edastatud vastavalt kuuluvusele ja sellest on teabenõudjat teavitatud
  • teabenõudjale on selgitatud võimalust tutvuda avaliku teabega